Особенности формирования личных дел

Активировать демодоступ. В году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой. Однако многие работодатели продолжают это делать. Действительно, личное дело — полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Как формируется личное дело, как его правильно вести и хранить, рассказывается в материалах данной статьи. Ведение личных дел сотрудников в году не является обязательной процедурой для большинства предприятий.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника "Кадровик. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Активировать демодоступ. В году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой. Однако многие работодатели продолжают это делать. Действительно, личное дело — полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике.

Как формируется личное дело, как его правильно вести и хранить, рассказывается в материалах данной статьи. Ведение личных дел сотрудников в году не является обязательной процедурой для большинства предприятий. Однако из этого правила есть ряд исключений. В частности, согласно законодательству, на работников, которые замещают должности государственной службы, введение личных дел является обязательным. В некоторых государственных предприятиях такая обязанность может быть возложена на руководство соответствующим отраслевым нормативным актом.

В отдельных случаях управляющая компания может отдать распоряжение по своим подразделениям об обязательном ведении личных дел сотрудников корпорации.

В остальных случаях руководитель каждого конкретного предприятия самостоятельно принимает решение, вести такие дела или нет. Даже если принято положительное решение, дела могут заводиться не на всех сотрудников, а только на отдельные категории.

Как показывает практика, в настоящее время руководители многих частных компаний отдают распоряжение продолжать ведение персональных дел в прежнем режим.

Это понятно, ведь личное дело — полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурированы в одной папке.

В случае принятия и утверждения решения о ведении персональных дел, на предприятии стоит разработать соответствующую инструкцию о порядке обращения с ними.

Цель формирования дела — классификация и структурирование информации, которую передал в отдел кадров сотрудник при трудоустройстве на работу или при переводе на другую должность.

Надлежащее обращение и персональную ответственность за это несет отдел кадров предприятия, а если такового нет, то сотрудник, уполномоченный на ведение и хранение персональных дел. После приема сотрудника на руководящую должность или должность, на которой на него будет возложена материальная ответственность, происходит формирование его личного дела. Оно будет заведено также и в других случаях, если они предусмотрены инструкций, регулирующей процедуру обращения с персональными данными сотрудников.

Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:. Документы, составляющие дело, помещаются в отдельную папку и подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола.

Это делается для обеспечения сохранности бумаг и удобства обращения с ними. В дело могут быть добавлены и другие бумаги, помимо перечисленных. Например, если сотрудник получил почетное звание или был награжден, то копии свидетельство этого могут быть подшиты в папку. Также можно подшить документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, если таковые имеются. Не следует подшивать, но можно добавить различные справки и заверенные фотографии. Если личное дело заведено, то вестись оно должно с момента трудоустройства до увольнения.

Ведение дела предполагает осуществление следующих операций:. Внесение записей в бумаги происходит на основе заверенных копий документов. Если возникает потребность в уточнении каких-то деталей, то это делается во время личной беседы с трудоустраивающимся сотрудником. Обратите внимание, что все записи в бумагах, входящих в состав дела, осуществляются от руки, шариковой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи делаются разборчиво, исправления не допускаются. Если есть необходимость, то записи могут быть заверены подписью ответственного сотрудника отдела управления персоналом и печатью этого отдела или основной печатью компании. Иногда для автоматизации рутинных операций используются штемпельные изделия установленного образца.

Все бумаги, накапливающиеся по ходу ведения дела, классифицируются по тематическим разделам, в внутри этих разделов — сортируются по дате добавления. Согласно установленному порядку, все листы дела нумеруются. Опись документов дела отражает не только предметный состав его компонентов, но и номера страниц, в пределах которых они располагаются.

Если какие-то персональные данные работника изменились, он должен своевременно сообщить об этом в отдел кадров. Обычно это делается в форме простого письменного заявления с приложением бумаг, подтверждающих изменения данных, включенных в состав дела. Напомним, что в деле хранятся только копии документов, все подлинники должны быть возращены сотруднику после снятия с них и заверения всех необходимых копий.

Основная цель хранения и учета дел — обеспечение возможности быстрого и эффективного поиска нужной информации, защита персональных данных работника от несанкционированного доступа и распространения. В номенклатуре дел кадрового органа личные дела объединяются под общим заголовком "Личные дела" и указывается период их хранения.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденного Росархивом 6 октября г, срок хранения папок с персональными данными сотрудников составляет 75 лет с момента расторжения трудовых отношений.

В отделе кадров должно быть выделено и оборудовано специальное помещение для хранения личных дел. Они хранятся отдельно от других дел. Традиционно, дела действующих сотрудников хранятся непосредственно в отделе кадров, а дела тех работников, которые были уволены, помещаются на хранение либо в архив предприятия, либо в территориальный архив. Защита от хищения персональных данных и их разглашения должна стать приоритетом при организации хранения дел.

Документы подобного рода должны находиться на хранении в специальных сейфах, позволяющих располагать их в вертикальном положении, корешками наружу. Сводные описи или перечни находящихся на хранении дел могут быть размещены на внутренних сторонах дверок сейфа. Только уполномоченные работники и непосредственные руководители имеют исключительные права на доступ к делам.

Специальный реестр или журнал дел облегчает их учет и контроль в случае хранения большого количества единиц. Существует несколько способов систематизации папок с персональными данными:. Иногда для сокращения общего количества единиц учета применяют метод хранения дел в составе нарядов. Наряд — это алфавитная группа хранения. Каждому делу, включенному в такой наряд, должен предшествовать пустой лист бумаги с единственной записью — именем, отчеством и фамилией работника.

Все дела, входящие в состав наряда, сортируются по алфавиту, а в начало наряда вставляется сводная опись дел, включенных в данный наряд. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы. Как правильно оформить копии и выписки из документов: образцы и лайфхаки. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Оформление дел. Порядок формирования личных дел. Темы: Оформление дел. Статьи по теме Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности Оформление рацпредложения: идеи должны работать Инвентаризация товарно-материальных ценностей: не только деньги любят счет Порядок ведения личных дел в году Лист-заверитель дела: содержание и оформление.

Из статьи вы узнаете: каков порядок формирования личного дела работника; как осуществляется формирование и ведение дела; каков существующий порядок формирования и хранения личных дел. Справка Первичное оформление личного дела производится при его формировании.

Оно подразумевает ряд процедур: присвоение делу учетного номера; заполнение необходимых полей лицевой обложки и корешка дела; составление и добавление к делу внутренней описи документов дела. Важное в сентябре Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление? Образец гарантийного письма об оплате : алгоритм написания Факсимильная подпись : когда и как использовать? Регламентирующие документы организации : состав, содержание и оформление.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Как подготовить документы к сдаче в ИФНС. ВС подтвердил, что выплаты налогов в бюджет являются приоритетными для компаний-банкротов. Если работница находится в декретном отпуске, ее должность вакантной не считается. Компенсация за служебные поездки не будет облагаться взносами, если разъездной характер работы будет закреплен в документах. Статьи по теме. Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности.

Оформление рацпредложения: идеи должны работать. Инвентаризация товарно-материальных ценностей: не только деньги любят счет. Порядок ведения личных дел в году. Лист-заверитель дела: содержание и оформление. Вопросы по теме.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Личное дело работника

Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация. Заводится этот документ тогда, когда человека принимают на работу. Изменения вносятся, если он продвигается по службе или расторгает сотрудничество с компанией. Этот документ состоит из обложки и касающихся работника документов.

Особенности формирования личных дел

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников

Как формировать личные дела сотрудников? Нужно ли заводить личное дело на совместителя? Какие документы включаются в личные дела? Обо всем читайте в нашей статье. Личное дело сотрудника - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности. В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Дорогие читатели!

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации специалист по кадрам.

Документы по личному составу формируются в дела по видам документов. Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год.

Порядок формирования личных дел

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:.

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы.

Необходима ли регистрация личных дел работников

МРОТ в ХМАО Вопрос Подскажите, можно ли личное дело сотрудника формировать по разделам копии документов, трудовой договор и соглашения к нему, аттестация, декларирование доходов и т. Если да, то опись тоже делать по разделам? Ответ Ответ на вопрос: Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ст. Остальные организации вправе вести личные дела, но не обязаны это делать. Не пропустите:. Дорогие читатели!

Порядок формирования личных дел

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок. Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении. Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение .

Формирование личных дел сотрудников

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

Главное Документы Эксперты. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов. Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лонгин

    Могу рекомендовать Вам посетить сайт, на котором есть много информации по этому вопросу.